AZ-BLT/elements.envato.com
Artykuł sponsorowany
Redakcja nie ponosi odpowiedzialności za treść artykułu i osobiste poglądy autora.
Jeśli prowadzisz własną firmę, to niezależnie od jej wielkości i ilości zatrudnionych w niej osób, z pewnością niewiele czasu pozostaje Ci na prowadzenie rachunkowości. A to jeden z najważniejszych aspektów prowadzenia działalności gospodarczej. Aby rozwiązać ten problem masz dwie możliwości – stworzyć własny dział księgowości lub skorzystać z usług biura rachunkowego, przy czym to drugie rozwiązanie jest pod wieloma względami wygodniejsze. Jak więc wybrać dobre biuro rachunkowe? Na jakie aspekty należy zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego i skąd je wziąć?
Usługi biura rachunkowego mają przewagę nad tworzeniem własnego działu księgowego z kilku powodów – do najważniejszych z nich należy oczywiście kwestia finansowa. Cena usług biura rachunkowego jest wielokrotnie niższa niż zatrudnianie dodatkowego pracownika, wyposażenie jego stanowiska w sprzęt i oprogramowanie potrzebne mu do pracy.
Dodatkowo korzystanie z zewnętrznych usług rachunkowych nie wymaga angażowania przedsiębiorcy w proces kontroli i nadzoru nad efektywnością i jakością pracy księgowego oraz pozwala na uzyskanie stałego dostępu online do wszystkich dokumentów. To tylko kilka z zalet korzystania z oferty biur rachunkowych – na co należy zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego?
Wybierając biuro rachunkowe należy starannie sprawdzić jego ofertę i zakres usług. Biuro warte zaufania dysponuje nie tylko doświadczonymi i rzetelnymi pracownikami, ale także oferować powinno swoim klientom pełne bezpieczeństwo danych i dokumentów oraz pracować z wykorzystaniem nowoczesnych, efektywnych i elastycznych rozwiązań. Czy trudno jest znaleźć dobre biuro rachunkowe? Wrocław, Kraków czy Warszawa oferują bardzo dobry dostęp do usług rachunkowych, a więc znalezienie takiego, które będzie Ci odpowiadało, nie powinno być skomplikowane.
Biura rachunkowe zwykle oferują swoim klientom pełną paletę usług – od prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów, ksiąg handlowych, wypełnianie deklaracji podatkowych, po gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych i sprawozdań finansowych. Im szerszy zakres usług, tym więcej zadań będziesz mógł zlecić i tym bardziej zadowolony będziesz ze współpracy z biurem rachunkowym.
Fot.: RLTheis/elements.envato.com
Dobrze jest także korzystać z biura rachunkowego online – wówczas usługi księgowe są dla przedsiębiorcy jeszcze bardziej komfortowe. Przepływ dokumentów następuje online (a to spora oszczędność czasu), a dodatkowo przedsiębiorca ma stały i nieograniczony dostęp do swoich rachunków, sprawozdań i innych dokumentów.
Zastanawiając się nad wyborem biura rachunkowego warto zwrócić szczególną uwagę na to, jakie ma doświadczenie i ile lat świadczy swoje usługi. Jest to o tyle istotne, że zapewnia indywidualne podejście do każdego zleceniodawcy i specyfiki jego przedsiębiorstwa. Duże doświadczenie daje pewność, że biuro potrafi odnaleźć się w każdej branży i w każdej sytuacji, że pracujący w nim księgowi są profesjonalistami, których klienci chętnie zatrudniają do prowadzenia swoich spraw i polecają sobie wzajemnie. Przed podpisaniem umowy sprawdź więc jak długo biuro działa i, jeśli to możliwe, ilu klientów obsłużyło przez ten czas.
Warto też wiedzieć, że dawniej wymagane było, aby biuro rachunkowe miało certyfikat Ministerstwa Finansów potwierdzający kwalifikacje zawodowe księgowych. Obecnie Ministerstwo Finansów nadal takie certyfikaty wydaje, ale ich uzyskanie jest dobrowolne – trzeba też pamiętać, że wydawane są one imiennie, na konkretnego pracownika, a nie całe biuro.
Niektóre biura rachunkowe prowadzą dla swoich klientów również rejestry VAT i ewidencji, udzielają profesjonalnych konsultacji księgowych, deklaracje podatkowe i ubezpieczeniowe, dokumentację na potrzeby ZUS i wiele innych dodatkowych usług, z których warto skorzystać.
Zanim podpiszesz umowę z biurem rachunkowym, upewnij się, że dane Twojej firmy będą w nim bezpieczne. Jak to zrobić i dlaczego to konieczne? Jesteś przedsiębiorcą, z pewnością doskonale zdajesz sobie sprawę z faktu, że Twoje księgi przychodów i rozchodów, księgi rachunkowe i inne dokumenty dotyczące finansów Twojej firmy, mogą okazać się cenne dla kogoś, kto ma niekoniecznie dobre zamiary.
Prowadząc działalność gospodarczą musisz mieć więc pewność, że nie dostaną się w niepowołane ręce i tego samego wymagać od swoich kontrahentów, partnerów biznesowych i oczywiście od biura rachunkowego. Warto wiedzieć, że pracownicy biura zobowiązani są do zachowania tajemnicy zawodowej – nie mogą oni w żaden sposób udostępniać danych dotyczących finansów Twojej firmy.
Wielu przedsiębiorców, którzy zdecydowali się na stworzenie własnego, wewnętrznego pionu księgowości, zapewnia swoim księgowym darmowe narzędzia i oprogramowanie. Te sprawdzają się w przypadku prostych zadań, ale z bardziej zaawansowanymi zadaniami niekoniecznie sobie poradzą. A dla Ciebie liczy się przecież najwyższa jakość usług – tej nie da się zapewnić pracując na darmowych systemach.
Sprawdź, czy wybrane biuro dysponuje legalnym oprogramowaniem i czy jest ono dobrej jakości, nowoczesne, dopasowane do obecnych przepisów i efektywne.
Opinie klientów, którzy już skorzystali z usług danego biura, mogą się również okazać dla Ciebie niezwykle cennym wsparciem w poszukiwaniach – wybierz takie, które ma dużo pozytywnych opinii. To znak, że jest godne zaufania i warto mu powierzyć prowadzenie firmowej księgowości. Nie zrażaj się, jeśli w morzu kilkudziesięciu czy kilkuset pozytywnych opinii, znajdziesz kilka negatywnych. Zdecydowanie unikaj jednak biur, które nie mają żadnych komentarzy lub, co oczywiste, mają w większości kiepskie opinie.
Wstępnie wybrane przez Ciebie biuro warto sprawdzić pod kątem posiadania przez nie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej – obowiązek posiadania ubezpieczenia spoczywa na każdym biurze rachunkowym, ale należy wiedzieć, jaki zakres obejmuje polisa obowiązująca w danym biurze księgowym. Przed podjęciem współpracy zapytaj więc o polisę OC, która stanowi dodatkowe zabezpieczenie Twoich interesów.
Powyżej przedstawiliśmy najważniejsze kwestie, które należy sprawdzić przed nawiązaniem współpracy z biurem rachunkowym, jeśli naprawdę chcesz wybrać dobre biuro. Część z tych informacji sprawdzisz na stronie internetowej biura lub w jego wizytówce Google, o część natomiast będziesz musiał zapytać – na przykład w czasie rozmowy telefonicznej lub mailowo.
Zdobycie wszystkich wymienionych informacji może kosztować Cię nieco pracy i czasu, ale warto – na szali kładziesz przecież bezpieczeństwo bardzo poufnych informacji dotyczących swojej firmy.
